Catatan akhir tentang sistem database alumni

30 Jun 2019 | Cetusan

Group WhatsApp bertajuk DebrittoNet – Database yang kubentuk sejak 19 Agustus 2016 akan kububarkan beberapa jam lagi. Hal ini menandai berakhirnya proses pengerjaan sistem database alumni Paguyuban Ikatan Alumni SMA Kolese De Britto Yogyakarta.

Kalau kalian adalah tipe orang yang nggak nyaman membaca penjelasan panjang, inti dari tulisan ada dua. Pertama, pembangunan sistem database sudah selesai. Kedua, isian database alumni masih kosong tak terisi. Kenapa dan bagaimana?

Sistem database alumni adalah proyek keduaku bersama tim Paguyuban Alumni di bawah pimpinan Presiden alm. Mas Tony Prasetyantono. Proyek pertama adalah pengerjaan situs web Debritto.Net pada 19 Agustus 2016 silam.(Simak dalam tulisan ini untuk detail selengkapnya).

Bedanya, situs web bisa kuselesaikan dalam waktu tak sampai sebulan sementara proyek sistem database makan waktu hingga nyaris tiga tahun lamanya.

Oh ya, aku bukanlah bagian dari tim pengurus paguyuban. Aku hanya alumni ?biasa?, lulus tahun 1996 dan diminta untuk mengerjakan proyek-proyek tersebut. Aku tidak menerima uang sepeser pun untuk itu karena aku mengikuti apa yang dikatakan almarhum Mas Tony seperti pernah kutanyakan kepadanya dalam catatanku seperti di bawah ini,

Kenapa Mas Tony mau terlibat dalam kegiatan pemilihan presiden alumni De Britto?

Karena saya merasa inilah saat yang tepat bagi saya untuk berbuat sesuatu terhadap De Britto. Kita utang pada De Britto, Sudah diberi fasilitas dan pendidikan first class tetapi kita mbayarnya dengan harga angkringan? Debritto adalah kreditor saya terbesar dalam hidup karena itu harus dibayar. ini saat yang tepat untuk nyaur utang?

(Baca catatan selengkapnya di sini)

Kenapa bisa berlarut-larut?
Ada hal yang tak bisa kujelaskan secara publik tapi ada pula yang harus kuungkap supaya ke depannya tidak meninggalkan memar sejarah bagi semua.

Konsep Database Alumni

Sejak aku merilis tulisan bertajuk Membangun Database Alumni Berbasis Online, beberapa anggota tim pengurus paguyuban tertarik untuk mengajakku berdiskusi.

Dari beberapa kali diskusi akhirnya aku memberanikan diri untuk mengirim cetak biru sistem database melalui email ke alm. Tony Prasetyantono (De Britto 1981) serta beberapa kawan pengurus lain.

Waktu itu kalau tak salah adalah menjelang akhir tahun 2015.

Inti cetak birunya adalah, sistem database yang dibangun adalah sebuah mekanisme teknis yang digunakan untuk mengelola manajemen database alumni. 

Sistem tak bisa bekerja sendiri. Ia memerlukan campur tangan manusia-manusianya; pengurus paguyuban dan para lurah angkatan terkait pengelolaan harian; pengisian database, verifikasi dan bagaimana menjaga supaya data-data yang ada di dalamnya selalu up-to-date seperti misalnya ada alumni yang meninggal, pindah kota, berganti alamat email serta nomer telepon.

Terjadi beberapa kali tanya-jawab dengan tim paguyuban namun hingga sekian lama tak ada kejelasan tentang apakah konsepku diterima atau ditolak. Untuk alasan ini aku tak ingin membukanya secara publik.

Proses dimulai: Pembersihan database

Beberapa jam setelah merilis situs DebrittoNet, 19 Agustus 2016, aku segera membentuk tim pengerjaan sistem database yang terdiri dari beberapa alumni dari angkatan tahun berbeda. Meski berbeda, rata-rata memiliki kemampuan teknis dalam bidang IT.

Selama tiga bulan pertama, hingga akhir tahun 2016, fokus pertama kami adalah melakukan pembersihan database alumni asli dari data-data yang menurut kami tidak perlu ada. Beberapa penyatuan database alumni yang tadinya terpisah-pisah berhasil dilakukan.

Proses pengerjaan sistem

Mulai awal 2017, tim mencanangkan dimulainya proses pembuatan sistem database. Proses ini menuntut keluangan waktu alumni dalam tim untuk mengerjakan sistem.

Namun rencana ini gagal karena kesibukan masing-masing alumni yang memang tak bisa ditinggalkan. Selama lebih kurang satu tahun, proses pengerjaan terhenti.

Babak baru: Mengundang tenaga profesional

Awal 2018.

Karena itikad baik untuk menyelesaikan, aku mengajukan usul kepada pengurus paguyuban tentang solusi baru: mengundang tenaga profesional untuk menyelesaikan sistem.

Pada awalnya aku menawarkan hal ini ke anggota tim internal namun tak satupun menyatakan sanggup untuk mengambil tawaran tersebut.

Langkah selanjutnya karena tak ada satupun yang mau mengambil ?proyek? komersial ini, aku lantas meminta tim untuk mencari referensi siapa developer yang punya kapabilitas untuk mengerjakan sistem. Lalu mengerucutlah nama seorang developer senior yang sudah kukenal cukup lama, Rony Agung atau yang dalam dunia online Tanah Air disapa sebagai ?Lantip?. 

Tahap penyelesaian Sistem Database Alumni

Bulan September 2018, saat berlibur ke Indonesia, aku menyempatkan diri bertemu dengan Lantip serta tim pengurus paguyuban untuk membahas tahap akhir penyelesaian sistem database.

Aku bertemu Lantip (kanan) pada September 2018 di Yogyakarta

Dalam pertemuan tersebut disepakati bahwa sistem database yang telah jadi akan diserahkan kepada pengurus paguyuban dalam keadaan kosong kemudian pengurus paguyuban yang mengisi dengan data asli.

Tenggat penyelesaian yang disetujui adalah Maret 2019

Terselesaikan

Proses pengerjaan lancar hingga Maret 2019 sesuai tenggat. Meski demikian ada satu hal yang lagi-lagi tak bisa kuceritakan yang membuat penyelesaian jadi tertunda hingga akhir bulan Mei 2019.

Setelah Lantip menyatakan selesai mengerjakan pada Mei 2019, tim paguyuban segera melakukan pengujian sistem. Tanggal 1 Juni 2019 kami memasuki masa garansi 30 hari dan akhirnya masa garansi terselesaikan beberapa jam yang lalu.

Ke depan?

Ada pertanyaan menarik dari salah satu anggota tim beberapa hari yang lalu, ?Setelah jadi trus sistem mau diapain? Sayang kalau nggak diapa-apain?? Jawabanku satu: ?Kita kembalikan pada pengurus paguyuban!?

Ya! Tanggung jawab kami untuk membangun sistem database telah usai. Pengisian dan verifikasi database kami serahkan pada pengurus paguyuban.?

tony prasetiantono
tony prasetiantono

Oh ya, sebagai wujud penghormatan atas alm. Mas Tony Prasetyantono, nama aplikasi sistem database ini kami beri nama, Topras.

Sebarluaskan!

0 Komentar

Kirim Komentar

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar Anda diproses.